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上海交通大学审计处审计档案管理办法

【来源: | 发布日期:2016-07-05 】

第一条  为了加强学校审计档案管理工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国审计法实施条例》(2010年修订)、审计署《审计机关审计档案工作准则》,结合我校审计工作实际,制定本规定。

第二条  本规定所称审计档案,是指审计项目档案,是在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条  审计档案是学校档案的组成部分,实行“统一领导,分级管理”的原则,并在业务上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第四条  审计档案的建立,采取谁主审谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度,并实行按职能分类、按项目立卷、按被审计单位排列的立卷方法。审计档案形成后应定期移送学校档案馆保存。

第五条  应归入审计档案的文件材料包括:

(一)立项性文件材料:上级机关或校领导对审计立项的指示、批示或下达审计项目的任务文件;审计委托书、审计通知书、审计实施方案。  

(二)证明性文件材料:审计证据(含承诺书、与项目有关的群众来信、来访记录等)、审计工作底稿。  

(三)结论性文件材料:审计报告、审定审计报告的批示、审计报告征求意见书、审计建议书、审计意见整改情况等。  

(四)其他需要归入审计档案的备查性文件材料。  

第六条  审计档案的立卷应按一个审计项目立一个卷或几个卷,不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。

第七条  立卷编目时,以卷为单位,对卷内文件材料逐页在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯数字顺序编写页号。

第八条  审计档案应按年度类别、编目和编号立卷,跨年度的审计项目应当在项目审计终结时的年度立卷。

第九条  审计档案卷内的文件材料应以结论性、证明性、立项性、其他备查性文件材料四个单元为序排列:

(一)结论性文件材料,按逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。  

(二)证明性文件材料,按审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列。  

(三)立项性文件材料,按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列。  

(四)其他备查文件材料,按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列。  

第十条  审计档案卷内的每份或每组文件材料之间的排列规则:

(一)正件在前,附件在后;  

(二)定稿在前,修改稿在后;  

(三)批复在前,请示在后;  

(四)批示在前,报告在后;  

(五)重要文件材料在前,次要文件材料在后;  

(六)汇总性文件材料在前,原始性文件材料在后。  

第十一条  审计项目主审作为审计项目档案立卷归档的责任人,在项目实施过程中应当及时收集审计项目的文件材料;审计终结后,立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷方法和规则进行归类,并进行编目装订。

第十二条  审计处设兼职档案员一人,负责审计档案的编号、归总,并于每年6月完成上一年度审计档案的归档工作,上报学校档案馆。

第十三条  审计处应根据审计项目案卷的保存价值确定保管期限。

第十四条  审计档案的密级及保密期限,应根据卷内文件的 最高密级及其保密期限确定,并由档案员按有关规定明确标识。

第十五条  审计档案的借阅范围,一般限定在审计处内部。如因特殊原因,外单位需查阅审计档案或出具审计档案证明的,应经审计处主要负责人和主管校领导批准并做好登记。

第十六条  电子版审计报告应由审计项目主审按年度、分类别进行数据归总,拷贝交由兼职档案员统一作数据备份。

第十七条  本规定由审计处负责解释。

第十八条  本规定自印发之日起施行。

审计处  

2016年7月5日  

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